Ein Verwaltungsassistent (VA) bietet allgemeine Bürounterstützung für Einzelpersonen und/oder Teams innerhalb eines Unternehmens. Aber nicht alle Rollen sind identisch, auch wenn viele der derzeitigen Stellenbeschreibungen für Verwaltungsassistenten, die Sie im Internet finden würden, gleich aussehen. Die Bedeutung von “allgemeiner Bürounterstützung” kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, und Variablen wie die Interaktion mit dem Team, das sie unterstützen, die Unternehmenskultur und das allgemeine Arbeitsumfeld machen jede Position einzigartig.
Daher ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Stellenbeschreibung für Verwaltungsjobs gut treffen. Dadurch können Sie schnell die richtige Person finden und einstellen, die Zeit und Kosten für das Besetzen der Stelle reduzieren und Ihrem Team die Unterstützung bieten, die sie benötigen, um produktiv zu sein.
Was macht ein Verwaltungsassistent?
Verwaltungsassistenten übernehmen allgemeine Bürotätigkeiten und Verwaltungsaufgaben wie die Vermittlung von Kommunikation zwischen Kollegen und Kunden, die Organisation von Terminen und Veranstaltungen, die Dateneingabe, Buchführung, die Instandhaltung von Bürogeräten und so weiter. Ein effektiver VA ermöglicht es Teams, sich auf ihre Ziele zu konzentrieren und auf alles vorbereitet zu sein, was auf sie zukommt. Es ist eine wichtige Rolle, besonders für Teams und Einzelpersonen, die ständig viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen.
Beispiel für eine Stellenbeschreibung als Verwaltungsassistent
Berufsbezeichnung:
Verwaltungsassistent für [Name des Unternehmens]
[Unternehmensname] ist mehr als ein Sportbekleidungseinzelhändler. Es erkundet Potenziale und beseitigt Grenzen für ein gesundes und entspanntes Leben. Das Unternehmen sucht jemanden, der bereit ist, das Kundenerlebnis zu verbessern, indem sichergestellt wird, dass ihre Fitness- oder Entspannungsreise nahtlos von Tag zu Tag verläuft.
Mit einem Stundenlohn von 25,00 $ sucht [Unternehmensname] eine Teilzeit-Verwaltungsassistentin/ einen Teilzeit-Verwaltungsassistenten, der mit dem Unternehmen wachsen und von Vorteilen wie einem großzügigen Belohnungspaket, einem 30%igen Rabatt auf Einkäufe und Krankenversicherung profitieren wird.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Verwaltungsassistenten
- Begrüßen Sie Kunden und sorgen Sie dafür, dass sie sich sowohl persönlich als auch am Telefon wohl fühlen.
- Verwalten Sie den Zeitplan für Fitnesskurse und Therapiesitzungen
- Geben Sie Empfehlungen entsprechend den Kundenbedürfnissen oder -präferenzen
- Geben Sie potenziellen Kunden wichtige Details an, wie z. B. Kurs- oder Mitgliedschaftspreise
- Pflegen Sie den Empfangsbereich und überprüfen Sie, ob Bestellungen ordnungsgemäß platziert werden, um sicherzustellen, dass die notwendigen Vorräte jederzeit verfügbar sind.
- Leiten Sie Kunden an die entsprechenden Abteilungen für Kurse, Therapien oder Einzeltrainings weiter
- Stellen Sie sicher, dass die Kundendatensätze auf dem neuesten Stand sind
- Benachrichtigung des Managements über potenzielle Sicherheitsprobleme
Anforderungen an Ausbildung und Erfahrung
- Abitur
- Zwei Jahre Tätigkeit im Dienstleistungs- oder Verwaltungsbereich bevorzugt
Erforderliche Fähigkeiten
- Selbstmotiviert, gut organisiert und detailorientiert
- Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Grundlegende mathematische und buchhalterische Fähigkeiten
Bevorzugte Fähigkeiten
- Erfahrung im Umgang mit einer Registrierkasse (je nach Bedarf)
- Kritisches Denken, Bewertung und analytische Fähigkeiten
Wenn Sie die oben genannten Anforderungen erfüllen und gerne Teil unseres Teams werden möchten, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung ein.
Die Bewerbungsfrist endet am Ende des Monats.
So schreiben Sie eine Stellenbeschreibung für einen Verwaltungsassistenten
Eine Stellenbeschreibung für einen Verwaltungsassistenten beschreibt sowohl den Arbeitgeber als auch die Arbeit, zusätzlich zur Definition eines hochqualifizierten Kandidaten. Sie sollte beschreibend und informativ sein und nach Kandidaten filtern, die die Arbeit tun können und wollen.
Wenn die Abschnitte für die Aufgaben und Qualifikationen unklar sind, ziehen Sie unqualifizierte Kandidaten an und stoßen die idealen ab. Eine schlechte Stellenbeschreibung kann auch die Fluktuation erhöhen, da Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, wenn Sie sie für eine Stelle gewinnen und ihnen etwas anderes geben als beschrieben.
Ihre Stellenbeschreibung sollte eine kurze, informative Stellenbeschreibung enthalten, gefolgt von einer beschreibenden Liste von Aufgaben und Qualifikationen (sowohl erforderlich als auch bevorzugt). Vergessen Sie zuletzt nicht, eventuell erforderliche rechtliche Sprache hinzuzufügen.
Stellenbeschreibung
Ein Stellenbrief bietet Jobsuchenden oberste Details über den Job sowie eine Auswahl der Aufgaben und Erwartungen, die damit einhergehen. Hier werden der Jobtitel, an wen die Person berichtet, tägliche Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten und Qualifikationen, Standort (hybrid, remote oder in person), Reiseanforderungen und andere einzigartige Details zum Job aufgelistet.
Für diejenigen, die Fernarbeit anbieten, sollten Sie die Anzahl der Tage erwähnen, an denen Mitarbeiter zu Hause im Vergleich zum Büro arbeiten sollen.
Verantwortlichkeiten
Der Abschnitt zu den Aufgaben sollte den Bewerbern eine umfassende Liste von Aufgaben bieten, die sie voraussichtlich erledigen müssen. Etwas Einfaches wie “bietet administrative Unterstützung” kann auf viele Arten interpretiert werden. Aber “bietet administrative Unterstützung, wie z.B. Daten in das CRM eingeben, Verträge kopieren und Meeting-Notizen führen” lässt nicht viel Raum für die Fantasie. Bewerber müssen sich nicht fragen, ob dieser Job das Richtige für sie ist.
Hier sind Beispiele für gängige Verantwortlichkeiten von Verwaltungsassistenten:
- Pflegen, organisieren und bestellen Sie allgemeine Büromaterialien wie Papier, Stifte, Tinte/Toner usw., um sicherzustellen, dass die Teams alles haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein.
- Begrüßen Sie Besucher, leiten Sie sie zum richtigen Ort und sorgen Sie dafür, dass sie sich wie zu Hause fühlen.
- Verwalten und organisieren Sie den Teamplan mit Google Kalender
- Reisearrangements für Führungskräfte buchen
- Führen Sie detaillierte Besprechungsnotizen
- Annehmen und Weiterleiten von Telefonanrufen
Fähigkeiten und Qualifikationen
Das Ziel Ihrer Kompetenzen- und Qualifikationsabschnitte ist es, nach Kandidaten zu filtern, die über die meisten, wenn nicht alle, der für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen. Es sollte gründlich sein und wenig Raum für Interpretation lassen; jemand sollte schnell feststellen können, ob er für die Stelle qualifiziert ist. Sie sollten diesen Abschnitt auf nur die Fähigkeiten und Qualifikationen beschränken, die für die Stelle relevant sind, da eine lange Liste abschreckend wirken und gute Kandidaten abschrecken kann.
- Abitur oder gleichwertig
- Gültiger Führerschein und Reisepass
- X Jahre Erfahrung als Executive-Level-Verwaltungsassistent in der [Branche Ihrer Wahl]
- Erfahrung im Umgang mit Multifunktionsdruckern, einschließlich der Möglichkeit, Dokumente zu scannen und als E-Mail-Anhang zu senden, Kopieeinstellungen zu konfigurieren und leichte Wartungsaufgaben wie den Austausch von Tonerkartuschen durchzuführen.
- Erfahrung mit Office-Produktivitätssuiten wie Microsoft 365 und Google Workspace
- Erfahrung mit CRM-Plattformen wie Salesforce
- Ausgeprägte Multitasking- und Organisationsfähigkeiten
Bevorzugte Qualifikationen
Es ist wichtig, zwischen den Fähigkeiten und Qualifikationen zu unterscheiden, die Bewerber haben müssen, und denen, die schön zu haben sind. Wenn Sie sie zusammenfassen, könnte ein ansonsten qualifizierter Bewerber denken, dass er unqualifiziert ist und es unterlassen, seine Bewerbung einzureichen.
- Tippt mindestens 65 Wörter pro Minute
- Bachelor-Abschluss in Finanzen, Betriebswirtschaftslehre oder gleichwertig
- Mehrsprachige Kandidaten bevorzugt
- Vorkenntnisse als Verwaltungsassistent sind von Vorteil
Andere Elemente, die Sie in der Stellenbeschreibung hervorheben möchten, umfassen Informationen zur Vergütung und den Zusatzleistungen, Angaben zur Bewerbungsmethode und -ort sowie welche unterstützenden Unterlagen beizufügen sind. Sie sollten auch einige Details über das Unternehmen hinzufügen. Abhängig von Ihrem geografischen Standort müssen Sie möglicherweise eine Erklärung eines Arbeitgebers für Chancengleichheit und andere rechtliche Details hinzufügen, die von Regierungen gefordert werden.
Beispiele für die Stellenbeschreibung des Verwaltungsassistenten
Verwaltungsassistenten übernehmen so viele kleine Aufgaben, dass Sie wahrscheinlich einige vergessen werden, wenn Sie sich hinsetzen, um Ihre eigene Stellenbeschreibung für einen Verwaltungsassistenten zu verfassen. Es hilft, den Prozess zu starten, indem man sich bestehende Angebote ansieht, insbesondere von Unternehmen ähnlicher Größe oder aus derselben Branche wie Ihres. Hier sind einige Beispiele zur Inspiration.
Beispiel 1. Sales Administrative Assistant bei Davidson’s
Stellenbeschreibungen dienen dazu, Aufmerksamkeit zu erregen und nach gewünschten Kandidaten zu filtern. In diesem Fall erreicht Davidson’s Listung beide dieser Ziele mit einer Frage von Anfang an. Die Frage ist ansprechend und ermutigt Leser mit gewünschten Merkmalen, weiterzulesen. Personen ohne Aufmerksamkeit für Details werden wahrscheinlich nicht auf eine Stelle bewerben, die in einem Satz um Aufmerksamkeit für Details bittet.
Beschreibung
Hast du ein scharfes Auge für Details und den Wunsch, Teil einer schnell wachsenden und dynamischen Branche zu sein? Wenn Sie interessiert sind, ermutigen wir Sie, unser Team zu verstärken, wo Sie eine hervorragende Vergütung und ein umfassendes Leistungspaket erhalten werden. Davidson’s ist ein innovativer Marktführer in der Distribution mit 90 Jahren Erfahrung, der für seine Exzellenz im Kundenservice, Produktangebot und finanzielle Stabilität anerkannt ist.
Übersicht über die Position des Vertriebsverwaltungsassistenten
Davidson’s ist derzeit auf der Suche nach einem internen, Kaufmännische Assistentin im Vertrieb Um unserem Vertriebsverwaltungsabteilung und fleißigen Team in Prescott, Arizona oder Chapin, South Carolina beizutreten!
Aufgaben des Sales Administrative Assistant:
- Koordination des Team-Inputs zu verschiedenen Fristen für bestimmte Projekte
- Proofing und Nachverfolgung von Herstellerprogrammen und Werbeaktionen
- Erstellen, Ausführen und Beheben von Problemen mit verschiedenen Berichten und Datensätzen
- Bearbeitung von Kundendienstanrufen und Feedback-Antworten
- Aufzeichnen und Dokumentieren von Abläufen
Beispiel 2. Administrative Assistentin bei CitiBank
Das erste, was CitiBank in dieser Beschreibung tut, ist die Rolle zu beschreiben, die sie zu besetzen versucht, und die Aufgaben auf oberster Ebene, für die der Kandidat verantwortlich sein würde. Der Kandidat muss sofort überlegen, ob dieser Job das Richtige für sie ist. Jemand, der kein Interesse daran hat, Termine und Termine zu verwalten, wird diesen Job nicht weiterverfolgen. Diejenigen, die interessiert sind, werden jedoch weiterlesen. Mit anderen Worten: Nur Personen, die die Arbeit tun können und wollen, werden sich bewerben.
Beschreibung
Der Verwaltungsassistent unterstützt eine andere Person oder Gruppe von Personen durch die Bearbeitung von Korrespondenz, Verwaltung von Kalendern und Terminen, Organisation von Konferenzen und Telefonkonferenzen, Buchung von Reisen und Erledigung anderer administrativer Aufgaben.
Beispiel 3. Rezeptionistin/Verwaltungsassistentin bei Mercury Systems
Ein gründlicher, informativer Verantwortlichkeiten-Abschnitt kann einen großen Unterschied in Ihren Bindungsraten ausmachen. Mercury Systems beschreibt jede Verantwortlichkeit ausführlich und macht einen hervorragenden Job. Es sagt nicht einfach nur, dass Kandidaten den Bestand verwalten müssen; stattdessen wird eine detaillierte Erklärung darüber gegeben, was es bedeutet, das Büromaterial-Inventar zu verwalten.
Beschreibung
Sie sind verantwortlich für:
- Das Beantworten von Telefonanrufen und das Weiterleiten des Anrufers an das entsprechende Personal, die Abteilung oder die Voicemail, um sicherzustellen, dass alle Anrufe bearbeitet werden.
- Begrüßen von Besuchern vor Ort, Feststellen der Art des Geschäfts und Benachrichtigen von Besuchern an das entsprechende Personal, um guten Kundenservice zu gewährleisten.
- Bereitstellung von Anrufern mit grundlegenden Informationen wie Firmenadresse, Wegbeschreibung zum Firmenstandort, Firmenfaxnummern, Unternehmenswebsite und anderen verwandten Informationen.
- Die Aufrechterhaltung des Bürobedarfsbestands durch Überprüfung des Lagerbestands, um den Bestand zu bestimmen, Vorhersage benötigter Vorräte, Aufgabe und Beschleunigung von Bestellungen für Vorräte und Überprüfung des Wareneingangs, um sicherzustellen, dass Vorräte jederzeit verfügbar und organisiert sind.
- Die Instandhaltung von Büroausstattung durch die Behebung von Störungen, das Anfordern und Beschleunigen von Reparaturen, um sicherzustellen, dass die Geräte betriebsbereit sind.
- Unterstützung bei der Erstellung von Bestellanforderungen für nicht-produktionsbezogene Materialien zur Unterstützung von Engineering, Betrieb und Anlagenanforderungen.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die wichtigsten Fähigkeiten eines Verwaltungsassistenten?
Zuallererst muss eine Verwaltungsassistentin ein hochorganisierter Task-Master sein. VAs verbringen viel Zeit im Hintergrund damit, mehrere sich bewegende Teile gleichzeitig zu organisieren, und stellen sicher, dass Besprechungen pünktlich beginnen, dass jeder alles hat, was er braucht, um erfolgreich zu sein, und dass das Team in die richtige Richtung zeigt.
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