Inhaltsverzeichnis
- Was sind Betriebsausgaben?
- So verfolgen Sie Geschäftsausgaben in 5 Schritten
- Fazit
- Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Sie können leicht in den Tagesaktivitäten Ihres Unternehmens aufgehen und vergessen, alle betrieblichen Ausgaben im Blick zu behalten. Dennoch ist die Überwachung Ihres Unternehmens unerlässlich, da sie Ihnen genau zeigt, wie es läuft. Sie können Ihre Finanzen analysieren, um zu wissen, in was Sie investieren sollten und wann Sie sich zurückziehen sollten.
Wir zeigen Ihnen, was betriebliche Ausgaben sind, welche zu verfolgen sind, warum Sie sie verfolgen sollten und wie Sie den Überblick über betriebliche Ausgaben behalten können.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind Kosten, die bei der Führung Ihres Unternehmens anfallen. Auch bekannt als Betriebsausgaben, werden ordentliche und notwendige Betriebsausgaben von Ihrem Umsatz abgezogen, um Ihre Gewinne, Verluste und steuerpflichtiges Einkommen zu berechnen. Diese Ausgaben umfassen Werbe- und Marketingkosten, Bankgebühren und Provisionen, Software und Dienstprogramme, Büromaterial, Druck, Porto und Lieferung sowie Kilometergeld.
Wenn Sie Ihre Betriebsausgaben im Auge behalten, können Sie Gewinne und Verluste beobachten und Geschäftstrends erkunden, um Prognosen zu erstellen. Da Sie wissen, wie viel Geld Sie haben und wohin Ihr Geld fließt, können Sie auch eine verantwortungsvolle Verwendung der Mittel planen.
Das IRS wird Betriebsausgaben abschreiben, wenn Sie dokumentarische Beweise vorlegen. Daher wird durch das Nachverfolgen Ihrer Betriebsausgaben das steuerpflichtige Einkommen Ihres Unternehmens reduziert.
So verfolgen Sie Geschäftsausgaben in 5 Schritten
Die Verfolgung von Geschäftsausgaben beinhaltet einige Schritte, angefangen bei der Eröffnung eines separaten Kontos für Ihre Geschäftstransaktionen über die Integration Ihrer Buchhaltungssoftware mit Finanzinstituten bis hin zum regelmäßigen Einreichen Ihrer Quittungen und zur Überprüfung der Aufzeichnungen von Zeit zu Zeit. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Geschäftsausgaben ordnungsgemäß zu verfolgen.
Schritt 1: Eröffnen Sie ein Geschäftskonto
Der erste Schritt, um den Überblick über Geschäftsausgaben zu behalten, besteht darin, ein Geschäftsfinanzkonto ausschließlich für Ihre Geschäftstransaktionen zu erstellen. Sie müssen ein Geschäftsgirokonto, ein Geschäftssparkonto und ein Händlerdienstkonto (für die Annahme von Kartentransaktionen von Kunden) eröffnen.
Ein separates Konto für Ihr Unternehmen zu haben, erleichtert die Verwaltung Ihrer Finanzen. Ihre Geschäftsausgaben werden an einem Ort organisiert, was die Beantragung von Steuerabzügen vereinfacht.
Sie sollten eine separate Karte für Geschäftsausgaben erhalten, damit Sie keine Quittungen sortieren müssen. Außerdem, mit einer dedizierten Geschäftskreditkarte oder Debitkarte ist Ihre Kreditgeschichte organisiert und zugänglich, was es einfach macht, Geschäftsfinanzierung und Belohnungen wie Bargeld zurück bei Einkäufen und Flug- und Hotelbuchungen zu erhalten.
Schritt 2: Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware
Das nächste, was zu tun ist, um einen Überblick über die Geschäftsausgaben zu behalten, ist die Auswahl einer Buchhaltungssoftware, die Ihre Geschäftsunterlagen automatisieren und jede Ausgabe verfolgen kann. Mit Buchhaltungssoftware wird das Überwachen und Organisieren Ihrer Geschäftsausgaben einfach.
Die beste Buchhaltungssoftware wird mit Berichtswerkzeugen geliefert, die Jahresvergleiche Ihrer Geschäftsausgaben bieten. Sie müssen nicht über Ihr Budget hinausgehen, um genaue Aufzeichnungen zu erhalten, da es mehrere kostenlose Buchhaltungssoftwareplattformen für Unternehmen gibt.
Während des Einrichtens Ihres Kontos wählen Sie Ihre bevorzugte Einkommens- und Ausgabenberichterstattungsmethode aus, die entweder die Bargeld- oder die Umsatzkostenmethode sein kann. Die Bargeldbuchhaltung erfasst Transaktionen, wenn Zahlungen eingehen, während die Umsatzkostenmethode jede Rechnung und Zahlung erfasst.
Schritt 3: Verbinden Sie Ihre Finanzinstitute
Um die Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben zu vereinfachen, verknüpfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit Ihren Banken. Dies ermöglicht den automatischen Download aller Banktransaktionen und sogar die Kategorisierung Ihrer Ausgaben. Sie können auch andere Funktionen integrieren, wie z. B. den Import Ihrer täglichen Transaktionen und das Herunterladen von Bankauszügen, was es einfach macht, die Aussagen abzugleichen.
Wenn Sie außerdem Ihre Bankkonten mit Ihrem Buchhaltungssystem integrieren, können Sie Bankgeschäfte in Ihrer Software abschließen, ohne sich in Ihr Bankkonto einloggen zu müssen. Diese Synchronisierung ermöglicht es Ihnen, weniger Zeit mit der Verfolgung Ihrer Ausgaben zu verbringen. Außerdem können Sie sich auf genaue Einnahmen- und Ausgabeninformationen verlassen, da Ihnen keine Transaktion entgeht.
Schritt 4: Legen Sie Ihre Quittungen ab
Für eine genaue Verfolgung von Geschäftsausgaben stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Belege ablegen, während Sie Ihre Geschäftstätigkeiten durchführen. Das IRS verlangt, dass Sie alle Papierbelege und andere Dokumente wie Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Verwenden Sie also Ordner, um Papierbelege zu speichern, und vergessen Sie nicht, den Zweck jedes Kaufs auf den Belegen anzugeben. Sie können die Ordner auch nach ihren Daten oder Kategorien beschriften und sortieren.
Die Verfolgung von Geschäftsausgaben ist einfacher geworden, mit Buchhaltungssoftware für mobile Apps und Apps zur Verfolgung von Geschäftsausgaben, die Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren können. Diese Apps speichern Belege digital. Sie können Belege mit der Kamera Ihres Telefons scannen und sie sogar in der Cloud speichern. Außerdem werden die Belege mit Ihren Kontoauszügen synchronisiert, was die Verfolgung jeder Transaktion erleichtert.
Verfolgen Sie alle Ausgaben, einschließlich Ihrer Kilometerleistung, Flugkosten und Mahlzeiten, und bewahren Sie die Belege auf.
Schritt 5: Überprüfen Sie Ihre Geschäftsausgaben
Für ordnungsgemäße Ergebnisse bei der Verfolgung von Geschäftsausgaben, überprüfen Sie Ihre Ausgaben von Zeit zu Zeit. Gehen Sie die Berichte durch – untersuchen Sie die Zahlen und analysieren Sie diese. Beachten Sie die Trends, um zu sehen, wie viel Sie in bestimmten Bereichen ausgeben und wie sich die Ausgaben ansammeln. Korrigieren Sie auch Fehler und Auslassungen.
Die Überprüfung Ihres Unternehmens wird den finanziellen Status Ihres Unternehmens offenbaren und Ihnen helfen, relevante Entscheidungen zu treffen, die für das Wachstum Ihres Unternehmens erforderlich sind.
Fazit
Zu wissen, wie man Geschäftsausgaben im Blick behält, gibt Ihnen Einblick in Ihre finanzielle Gesundheit. Befolgen Sie daher die notwendigen Schritte, um sicherzustellen, dass eine Ausgabe nicht durchs Raster fällt. Eine organisierte Ausgabenaufzeichnung ermöglicht es Ihnen, bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen und Steuerabzüge sowie andere finanzielle Unterstützung für Ihr Unternehmen zu erhalten.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Welche Arten von Betriebsausgaben sind steuerlich absetzbar?
Die IRS reduziert die Gesamtsteuern von kleinen Unternehmen, wenn sie eine vollständige Buchführung der Ausgaben wie Miet- und Hypothekenzahlungen, Heimbüroausgaben, Mitarbeiterleistungen, Rentenpläne und Ausrüstungswartung vorlegen. Sie bieten auch Steuerabzüge für selbstständige Unternehmen an.
Benötigen Sie physische Kopien von Steuerquittungen?
Nein, Sie benötigen keine physischen Belege beim Einreichen Ihrer Steuern. Das IRS ermöglicht die digitale Organisation Ihrer Geschäftsausgaben, aber Sie müssen den Grundsätzen folgen, die die Einreichung von Papierbelegen leiten.
Wie kann ich meine Geschäftsausgaben kostenlos verfolgen?
Sie können Ausgabenverfolgungs-Apps wie Zoho Expense und Expensify kostenlos verwenden, um Ihre Geschäftsausgaben zu verfolgen. Sie bieten Funktionen wie Belegspeicherung, benutzerdefinierte Berichterstellung und Unterstützung für Mehrwährungen, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Ausgaben ordnungsgemäß zu verfolgen und Ihnen Ihren finanziellen Status anzuzeigen.
Welche Geschäftsausgaben sollte ich verfolgen?
Die meisten Unternehmen sollten verfolgen, wie viel Geld sie für Reisen, Mahlzeiten und Unterkünfte ausgeben, während sie geschäftlich tätig sind. Wenn Sie selbstständig sind, gibt es auch zusätzliche Ausgaben, die Sie verfolgen und dann von Ihren Steuern abziehen können.
