Das Erlernen, wie man Lagerbestände effizient verwaltet, ist für jedes Unternehmen, das physische Waren verkauft, entscheidend. Alles, was mit Ihren Produkten zu tun hat, von rechtzeitiger Bestellung über ordnungsgemäßen Empfang, Verfolgung und Lagerung, gehört zur Lagerverwaltung.
Es ist wichtig, diese Dinge richtig zu machen, da Fehler hier sich direkt auf Ihr Ergebnis auswirken. Durch Minimierung verlorener Verkäufe, fehlplatziertem Bestand und übermäßiger Bestellung erhöht die Lagerverwaltung Ihre Gewinne und kann sogar Ihre Steuern senken.
Was ist Bestandsverwaltung und warum ist sie entscheidend für den Erfolg?
Das Bestandsmanagement ist der Oberbegriff für die Verfahren und Prozesse, die sich auf die Bestellung, den Empfang, die Lagerung, Verfolgung und Buchführung aller Waren auswirken, die ein Unternehmen verkauft.
Bestandsmanagement vs. Supply Chain Management
Bestandsmanagement ist ein wesentliches Element des Supply Chain Managements, aber die Begriffe sind nicht austauschbar. Das Supply Chain Management überwacht den Fluss von Produkten von Rohstoffen und Produktionsbeschaffung bis zur endgültigen Verteilung. Das Bestandsmanagement befasst sich mit dem Empfang, der Verfolgung und Lagerung der Produkte, die Sie halten, und liefert zudem Daten für informierte Einkäufe.
Für ein kleines Unternehmen oder einen Solopreneur verschmelzen die Verfahren des Supply Chain und Bestandsmanagements problemlos miteinander. Es ist jedoch wichtig, die Unterschiede zu kennen, wenn Sie wachsen und beginnen, die Aufgaben des Supply Chain und Bestandsmanagements an Mitarbeiter oder externe Auftragnehmer zu delegieren.
Warum es wichtig ist, zu lernen, wie man Inventar verwaltet
Jedes Unternehmen, das Produkte verkauft, muss Waren ordnungsgemäß verwalten, um zu überleben. Wenn Sie keine Waren auf Lager haben, um zu verkaufen, oder wenn Sie keine Artikel finden können, um Bestellungen zu bearbeiten, haben Sie kein Einkommen. So einfach ist das.
Allerdings sind Lagerengpässe nur der erste Stolperstein, der durch eine schlechte – oder gar keine – Bestandsführung verursacht wird. Es ist sehr einfach, zu viel Inventar zu bestellen, wenn Sie den Bestand nicht genau verfolgen, was Sie kurzfristig in finanzielle Engpässe bringt. Im Laufe der Zeit führen Lagerüberschüsse auch zu Gesamtverlusten aufgrund von abgelaufenen, veralteten und anderweitig unverkäuflichen Beständen.
Und vergessen wir nicht die Unternehmenssteuern. Zu viel unverkauftes Inventar am Jahresende bedeutet höhere Unternehmensgrundsteuern und Einkommensteuerrechnungen. Glücklicherweise können Sie diese Hindernisse vermeiden, indem Sie einfache Bestandsführungsverfahren und -werkzeuge in Ihren Betriebsplan integrieren.
So verwalten Sie das Inventar in 7 Schritten
Wenn Sie feststellen, dass inventarbezogene Aufgaben einen großen Teil Ihres Tages einnehmen, ist es wahrscheinlich Zeit für eine Überprüfung und Neustart. Gutes Bestandsmanagement bedeutet mehr als die Erhöhung der Bestandsgenauigkeit, es macht Ihren Tag effizienter. Sobald Sie gute Prozesse und Verfahren etabliert haben, werden Sie bald mehr Zeit für geschäftsfördernde Aktivitäten finden.
Hier ist ein siebenstufiger Ansatz zur Erstellung eines Bestandsmanagementplans mit Verfahren, Kontrollen und Tools, die auf die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
1. Definieren Sie Produktbeschaffungs- und Lagermethoden
Wie Sie die verschiedenen Produkte beschaffen und lagern, die Sie verkaufen, bestimmt, wie Sie Ihren Lagerbestand verwalten. Wenn Sie alle Produkte in Ihrem eigenen Lagerbestand führen, werden Ihre Bestandskontrollen und -prozesse intern bearbeitet.
Wenn Sie jedoch Waren extern in Versandzentren oder Lieferantenlagern lagern oder wenn Sie Dropship-Lieferanten nutzen, müssen Sie Bestandsprozesse und Datenwerkzeuge mit ihren Systemen verknüpfen.
2. Entscheiden Sie, wie Bestandsdaten verfolgt werden sollen
Ob Sie Waren selbst lagern, einen Erfüllungspartner nutzen oder sich auf Versandhändler konzentrieren, die genaue Überwachung der Bestandsdaten ist entscheidend für das Bestandsmanagement. Hierbei sind Tabellenkalkulationen und Bestandsverwaltungssysteme unverzichtbare Tools.
Square POS ist ein kostenloses System mit einer umfangreichen Palette an Inventarwerkzeugen, die Ihnen helfen, alle Arten von Produktinformationen zu verfolgen.
Zu den Bestandsdaten, die Sie aufzeichnen und nachverfolgen möchten, gehören im Allgemeinen:
- Interne und Lieferanten-Produktnummern: Produktnummern werden als Lagerhaltungseinheiten (SKUs) bezeichnet, und viele Lieferanten verwenden auch universelle Produktcodes (UPCs).
- Verfügbare Mengen (QOH): die aktuelle Lagermenge pro Artikel in Ihrem Geschäft oder Ihrer Einrichtung
- Lagerort des Produkts: zugewiesenen Bereichen, in denen Elemente gelagert oder angezeigt werden
- Informationen zum Anbieter: Kontaktinformationen, Mindestbestellmengen, Kartonmengen und Lieferzeiten – sogenannte Vorlaufzeiten
- Produktkosten: Großhandelskosten pro Lieferant und Mengenrabatte
- Einzelhandelspreise: Aktuelle und Aktionsverkaufspreise für Waren
Sie können eine Tabellenkalkulation für einfache Bestandsverfolgungsanforderungen verwenden, zum Beispiel für weniger als 100 Artikel. Allerdings sind integrierte Bestandsmanagementsysteme wie Square POS, Lightspeed oder Clover sehr kostengünstig und machen die Verwaltung des Lagerbestands eines kleinen Unternehmens vom ersten Tag an kinderleicht.
Diese Systeme optimieren Kundenbestellungen, Bestandsverfolgung, Lieferantendaten, Bestellungen und Lagerbestände in einem System. Außerdem sind die meisten nahtlos mit Einzelhandelskassensystemen, Online-Verkaufskanälen, Versandzentren und Dropshipping-Partnern verbunden, um Echtzeit-Bestandsaktualisierungen zu ermöglichen.
3. Erstellen Sie ein internes SKU-System
Die Erstellung eines internen Produkt-SKU-Systems ist hilfreich, um Produkte während täglicher Aktivitäten schnell identifizieren und verfolgen zu können. SKUs verwenden in der Regel eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen, die so angeordnet sind, dass wichtige Details zu einem Artikel auf einen Blick erkennbar sind.
Zum Beispiel, BW066-3201_RASP ist eine interne SKU, die codiert ist, um spezifische Informationen für ein Unternehmen für Heimartikel zu kommunizieren.
- BW: ist der interne Lieferantencode für den Lieferanten BentleyWare
- 066: ist der interne Kategoriecode für einen Teller
- 3: Ist der interne Materialcode für Kunststoff zur direkten Anzeige, Handhabung und Verpackung.
- 201: Verknüpfungen zu den letzten vier Ziffern des UPC des Lieferanten, um Nachbestellungen und Lagerbestände abzugleichen.
- RASPEL: ist der interne Farbcode für Raspberry
Also, mit einem Blick auf die SKU wissen die Mitarbeiter genau, um welchen Artikel es sich handelt und andere wichtige Details wie beispielsweise, wo er gelagert ist und wie er angezeigt oder versendet wird.
4. Lagerorte organisieren
Das Vorhandensein eines Platzes für alles und alles an seinem Platz macht alle Ihre inventarbezogenen Aufgaben schnell und effizient. Wenn Sie Bestände in Ihrer eigenen Einrichtung oder Ihrem eigenen Geschäft verwalten, organisieren und kennzeichnen Sie zuerst Lagerbereiche wie Regale, Regale und Kisten und weisen Sie dann jedem Produkt einen bestimmten Bereich zu.
Kleine Lagerbestände können nach SKU sortiert und in beschrifteten Behältern oder auf Regalabschnitten gelagert werden, während größere Produkte auf Paletten gelagert werden können.
Hier kommen interne SKUs sehr nützlich ins Spiel. Sie können einfach bestimmte Bereiche des Einzelhandelsfußbodens, des Lageraums oder des Lagers mit den Lieferanten- oder Kategoriecodes Ihrer SKUs verbinden.
5. Verwenden Sie Prognosen, um Inventar zu bestellen
Die Prognose zielt darauf ab, vorherzusagen, wie viel Lagerbestand Sie benötigen, um die bevorstehende Nachfrage zu decken. Natürlich spielen dabei viele Faktoren eine Rolle, wie zum Beispiel die Verkaufsgeschwindigkeit der Produkte, bevorstehende Promotionen, Markttrends, Saisonalität und Unternehmenswachstum, um nur einige zu nennen.
Das Ziel der Prognose besteht darin, genau genug Lagerbestand zu haben, um die prognostizierten Verkäufe für einen festgelegten Zeitraum abzudecken, wie beispielsweise 15, 30 oder 60 Tage. Das Verständnis der Verkaufsgeschwindigkeit für Produkte ist entscheidend für die Prognose, und Inventarverwaltungssysteme helfen erheblich mit eingebauten Prognosetools in Bestellungen.
Auch das Verständnis der Lieferzeiten der Lieferanten spielt eine wichtige Rolle bei der Prognose. Zuverlässige Lieferanten, die schnell versenden, ermöglichen es Ihnen, weniger Artikel auf Lager zu haben und häufiger zu bestellen, was die Liquidität verbessert. Bei langsameren Lieferanten oder saisonalen Einkäufen werden Sie hingegen weniger und größere Einkäufe tätigen, was mehr Kapital im Lager bindet.
6. Inventurannahmeverfahren einrichten
Die prompte Entgegennahme von Warenlieferungen ist ein weiteres Schlüsselelement beim Erlernen des Umgangs mit Lagerbeständen. Man kann Waren nicht verkaufen oder versenden, die nicht überprüft und ordnungsgemäß in Regalen platziert oder präsentiert worden sind. Daher ist es klug, den Wareneingang in Ihrem Lagerhaltungsplan priorisieren.
Die Bestandskontrolle muss ebenfalls genau sein, da Fehler sich direkt auf Ihre Produktbestandsdaten auswirken und zu Überbestellungen, falschen Nachbestellungen und unverkauften Beständen führen. All dies wirkt sich auf Ihr Ergebnis aus.
Das beste Verfahren besteht darin, den Wareneingang gegen Ihre Bestellung zu erfassen und alle Kisten und Container zu öffnen und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Kartonetiketten und Lieferantelieferscheine, da auch deren Mitarbeiter Fehler machen können.
Nach dem Wareneingang sollten die Bestände schnell in ihrem zugewiesenen Platz einsortiert werden. Oder, wenn es sich um Überbestände oder saisonale Waren handelt, sollten vorübergehende Standorte in Ihrem Lagerverwaltungssystem vermerkt werden, damit Sie sie bei Bedarf finden können.
Beim Einräumen oder Auffüllen neuer Bestände können Sie Methoden wie „last in, first out“ (LIFO) oder „first in, first out“ (FIFO) verwenden. Im Allgemeinen ist es ratsam, die FIFO-Methode zu verwenden, bei der neue Waren hinter älterem Bestand einsortiert werden, damit Sie zuerst die älteren Waren verkaufen. Dies ist besonders wichtig bei verderblichen Lebensmitteln und Produkten mit Verfallsdaten, wie z.B. Kosmetika.
7. Behalten Sie den Überblick über die Lagerbestände
Die meisten auf Bestandsführung basierenden Unternehmen führen jährlich eine Inventur durch, die für Steuerzwecke als Audit bezeichnet wird. Dabei wird eine körperliche Bestandsaufnahme aller Waren im Lager mit der im Datensatz angezeigten Bestandsmenge (QOH) verglichen. Unterschiede, die bei den jährlichen Inventuren festgestellt werden, sind jedoch nahezu unmöglich zurückzuverfolgen und zu berücksichtigen, da es möglicherweise Monate nach dem Auftreten der Fehler ist.
Physische, praktische Bestandsaufnahmen entdecken Fehler, die selbst die beste Technologie nicht erkennen kann.
Dafür sind Zwischenzählungen wie Zykluszählungen und Stichprobenkontrollen da, um die Lücke zu füllen. Diese helfen Ihnen, kleine Lagerbestandsungenauigkeiten zu finden und zu beheben, bevor sie zu großen Problemen werden.
- Zykluszählungen: Brechen Sie Ihren gesamten Bestand in Abschnitte auf, die nach einem rotierenden Zeitplan gezählt werden. Zykluszählungen können nach Lieferant, Artikelkategorie, Lagerort oder nach dem, was für Ihren Betrieb funktioniert, durchgeführt werden.
- Kontrollen: Periodische Zählungen einiger Artikel helfen, zufällige Fehler bei Lagerung, Bestellung, Lagerung oder Diebstahl zu erkennen.
Einfach ausgedrückt, wenn Sie Zweifel haben, zählen Sie. Ein genaues Überwachen des Bestands ist entscheidend, um Ihren Cashflow zu verbessern, Diebstahl oder andere Verlustprobleme zu entdecken und die Gewinnspanne zu steigern.
Beste Tools für die Bestandsverwaltung
Es gibt viele wirtschaftliche Lagerverwaltungstools auf dem Markt. Einige davon sind sogar kostenlos, wie zum Beispiel Square POS. Die meisten dieser Systeme liefern alles, was Sie zur Verwaltung des Lagerbestands benötigen. Außerdem verbinden sie nahtlos Verkaufskanäle und Lieferquellen in einem System, sodass Sie für Wachstum gerüstet sind.
Hier sind einige der besten Lagerverwaltungstools, die Sie in Betracht ziehen können:
- Quadratischer POS: kostenloses Basis-POS-System mit einer vollständigen Suite von Inventar-Tools
- Ordoro: Fortschrittliches Inventarsystem, ideal für Multi-Warehouse- und Produktionsabläufe
- Shopify POS: POS-System für Shopify-Online-, Einzelhandels- und Multichannel-Verkäufer
- Lichtgeschwindigkeit: fortschrittliches POS-System für Verkäufer mit hohem Volumen und Multi-Store-Sellern
- Klee: Online-POS- und Inventarsystem, das sich in viele E-Commerce-Lösungen integrieren lässt
- eHopper: Entwickelt für Restaurants mit Bestandsverfolgung auf Zutatenebene
- monday.com: Ein Fortschritt von Tabellenkalkulationen mit Bestandswerkzeugen und Nachbestellungswarnungen
Fazit
Es ist für Startups und Kleinunternehmer einfach, Produkte zu beschaffen und zu verkaufen, ohne einen Bestandsführungsplan zu haben. Wenn dies jedoch zu lange vernachlässigt wird, werden Bestandsführungslücken schnell zu Kopfschmerzen, die Sie sowohl Kunden als auch Gewinne kosten. Durch die Umsetzung dieser sieben wesentlichen Elemente sind Sie auf dem Weg, zu lernen, wie man Bestände verwaltet und – am wichtigsten – von Tag eins an profitabel zu sein.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Bestandsverwaltung und Asset-Tracking?
Bestandsmanagement verfolgt die Waren, die ein Unternehmen kauft, um sie zu verkaufen. Der Bestand ist nur ein Vermögenswert, bis er verkauft wird, dann wird er zu einer Kostenposition für verkaufte Waren (COGS). Die Vermögensverfolgung berücksichtigt die Kosten und Abschreibungen der Ausrüstung und Materialien, die ein Unternehmen kauft, um zu funktionieren.
Was ist die 80/20-Regel für Inventar?
Die Faustregel der Produktivität von 80/20 besagt, dass 80% Ihrer Gewinne aus 20% Ihrer Anstrengungen stammen. Auf Lager angewendet bedeutet dies, dass 20% Ihrer gesamten Produktlinie für 80% Ihrer Gewinne verantwortlich sind.
Was sind Bestandsformeln?
Inventarformeln sind Gleichungen, die Ihnen Einblick in die Gesundheit und Rentabilität Ihres Inventars geben. Nützliche Formeln, die Sie kennen sollten, sind der Lagerumschlag, der sich aus den Kosten der verkauften Waren ÷ durchschnittlichen Lagerbestand ergibt, sowie die Durchlaufquote, die sich aus den verkauften Einheiten ÷ den erhaltenen Einheiten über einen bestimmten Zeitraum berechnet.
Welche verschiedenen Arten von Inventar gibt es?
Es gibt mehrere Arten von Beständen, die Unternehmen verfolgen. Rohstoffe umfassen Materialien, Teile und Zutaten, die zur Herstellung oder Reparatur von Fertigwaren verwendet werden. Montageeinheiten sind Güter, die nur auf Bestellung hergestellt werden. In Bearbeitung befindliche Einheiten sind unfertige Artikel. Fertigwaren sind fertige Produkte, die zum Verkauf bereit sind. Produktverpackungen und Versandmaterialien können ebenfalls als Lagerbestände verfolgt werden.
Wie funktioniert die Lieferkette im Einzelhandel?
Die Einzelhandels-Lieferkette beginnt beim Hersteller, der das Produkt herstellt und produziert. Dies kann von einer Einzelperson durchgeführt werden oder von vielen Menschen in einer Fabrikeinstellung. Von dort aus gelangt das Produkt zu Lieferanten oder Distributoren, die die Produkte vom Hersteller kaufen, um sie entweder direkt an den Kunden oder, häufiger, an Einzelhändler zu verteilen. Wenn Einzelhändler beteiligt sind, erhalten sie das Produkt von den Lieferanten mit dem Ziel, das Produkt an Kunden zu verkaufen, die die Produkte von den Einzelhändlern kaufen. Wie erwähnt, werden manchmal Einzelhändler aus dem Prozess ausgeschlossen, und auch Distributoren oder Lieferanten können entfallen, was als Direkt-zum-Verbraucher-Geschäftsmodell bekannt ist.
Welche Arten von Bestandsverwaltungssoftware gibt es?
Es gibt viele Arten von Lagerverwaltungsunternehmen, und jedes hat einzigartige Lagerverfolgungsanforderungen. Spezielle Lagerverwaltungssoftware umfasst Fertigungslagerverwaltungssysteme, E-Commerce- und Multichannel-Online-Lagersysteme, Einzelhandelslagersysteme mit POS-Verkaufsmerkmalen, Restaurantlagersoftware und Vermögensverfolgungssysteme für dienstleistungsorientierte Unternehmen.
