Wenn Sie wissen möchten, wie man ein Fax sendet, sind Sie hier genau richtig gelandet. In diesem Artikel werden wir erörtern, warum Menschen immer noch Faxe verwenden, wenn es viele andere schnelle und sichere Kommunikationsformen gibt. Wir werden auch drei verschiedene Möglichkeiten besprechen, ein Fax zu senden—vom Computer, von einem mobilen Gerät und natürlich unter Verwendung eines Faxgeräts.
Warum verwenden Menschen immer noch Faxe?
Wenn Sie dachten, dass in der Internet-Ära alle Dokumentenaustausche per E-Mail erfolgen, könnten Sie nicht mehr falsch liegen. Menschen nutzen immer noch Faxtechnologie, um sensible Daten und Informationen über sichere Leitungen auszutauschen. Hier sind ein paar Gründe, warum Menschen immer noch Faxe benutzen.
Faxen ist abwärtskompatibel
Die erste Faxmaschine, wie wir sie heute kennen, wurde 1964 erfunden. Seitdem hat es viele technologische Fortschritte gegeben, aber alle waren rückwärtskompatibel.
Was das wirklich bedeutet, ist dass, wenn Sie vor 30 Jahren eine Faxmaschine gekauft haben, können Sie sie immer noch verwenden, um über die neuesten Faxprotokolle zu kommunizieren und Dokumente auszutauschen. Unternehmen haben keinen Anreiz, ihre alten Faxmaschinen loszuwerden, also sind sie weiterhin in Gebrauch.
Faxen ist sicher
Um zu verstehen, wie das Faxen sehr sicher ist, müssen Sie verstehen, wie es funktioniert.
Faxgeräte kommunizieren über Telefonleitungen, die viel schwieriger zu spammen oder zu hacken sind als das öffentliche Internet. Wenn Sie ein Fax senden, wird ein dedizierter End-to-End-Kommunikationskanal für die Verwendung eingerichtet, der von niemand anderem genutzt werden kann. Dies macht die Kommunikation manipulationssicherer als jedes andere Internet- oder Mobilfunk-basierte Kommunikationsprotokoll.
Faxe sind rechtsverbindlich
Verträge oder rechtliche Vereinbarungen, die durch Faxunterschriften unterschrieben wurden, sind in den meisten US-Bundesstaaten rechtlich gültig und durchsetzbar.
Außerdem erhält man bei einem Fax immer einen Sendebericht. Wenn Sie eine E-Mail mit einer Rechnung oder einem Projektabschlussdokument an Ihren Kunden senden, können Sie nicht wirklich beweisen, dass sie diese erhalten haben. Mit einem Fax haben Sie den Sendebericht als Nachweis.
Faxen ist konform
E-Mail ist heutzutage der moderne Standard zum Teilen von Informationen. Wenn die Informationen vertraulich sind, verwenden Sie einen gesicherten E-Mail-Dienstanbieter.
Wenn Sie jedoch in stark regulierten und sensiblen Branchen wie Bankwesen und Finanzen, Gesundheitswesen usw. tätig sind, muss der Kommunikationskanal den branchenüblichen Standards entsprechen.
Wenn Sie persönliche Gesundheitsinformationen teilen möchten, ist Ihr E-Mail-Dienstanbieter möglicherweise nicht HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)-konform. Zum Beispiel sind Gmail und Outlook standardmäßig nicht HIPAA-konform. Aber Fax ist es und kann daher sicher verwendet werden, um sensible Patienteninformationen zu teilen.
Ebenso ist regulatorische Konformität im Finanzsektor von entscheidender Bedeutung, wo die Liste der Vorschriften für den Umgang, die Speicherung und die Übertragung von Finanzdokumenten lang ist. Fax ist ein konformer Modus zur Übertragung sensibler Finanzinformationen.
Möglichkeit 1. So senden Sie ein Fax von einem Computer aus
Wenn Sie einem Kunden ein Fax schicken müssen, aber kein Faxgerät haben, können Sie dennoch ein Fax über Ihren Computer senden. Das Online-Faxen oder E-Faxen ist eine bequemere und kostengünstigere Methode, um Faxe zu senden, als ein Faxgerät zu kaufen oder einen lokalen Faxladen zu nutzen. Lassen Sie uns die Schritte diskutieren, die erforderlich sind, um ein Fax von Ihrem Computer aus zu senden.
Schritt 1. Faxmodem einrichten
Sie benötigen ein spezielles Fax-Modem zum Versenden von Faxen; das normale Internet-Modem funktioniert hier nicht. Einige Computer sind mit einem integrierten Fax-Modem ausgestattet. Falls Ihr Computer keines hat, installieren Sie ein externes Fax-Modem.
Schritt 2. Installieren der Faxsoftware
Eine Software und ein Betriebssystem wie Windows werden mit einer integrierten Fax-Software geliefert - Windows Fax und Scan. Wenn Sie jedoch keine integrierte Fax-Software haben, können Sie eine Software von Drittanbietern wie FAX.PLUS, HelloFax und FaxZero verwenden.
Schritt 3. Konfigurieren der Faxsoftware
Das erste Mal, wenn Sie ein Fax mit Ihrem Computer versenden, müssen Sie möglicherweise die Faxsoftware konfigurieren. Sie müssen Details wie Ihre Faxnummer, Ländercode und Faxpräferenzen eingeben. Dies hängt vollständig von der Software ab, die Sie verwenden.
Sie sollten auch die Software so konfigurieren, dass Sie einen Empfangsbestätigungsbericht erhalten. Die Einstellungen hängen von der Software ab, die Sie verwenden. Für Windows 11 können Sie es einrichten. Werkzeuge → Optionen → Quittungen Registerkarte.
Schritt 4. Erstellen einer neuen Faxnachricht
Jetzt, da Sie alle Hardware und Software bereit haben, um ein Fax zu senden, öffnen Sie die Fax-Software und klicken Sie auf das Neues Fax Schaltfläche oder Menüpunkt im Dashboard. Geben Sie die Faxnummer des Empfängers ein, einschließlich Vorwahl und Ländercode, gefolgt von @ in die. An Feld.
Beispielweise, wenn Sie FAX.PLUS verwenden, müssen Sie @fax.plus hinzufügen, und für die eFax-Software müssen Sie @efaxsend.com hinzufügen.
Schritt 5. Dokumente anhängen
Was immer für ein Dokument du senden möchtest, füge es an. Wenn es sich um ein physisches Dokument handelt, musst du es zuerst scannen und als PDF erstellen.
Schritt 6. Hinzufügen eines Deckblatts (optional)
Sie können eine Titelseite hinzufügen, auf der Details wie Ihr Name, Kontaktinformationen und Details zu den von Ihnen gesendeten Dokumenten angegeben sind. Dies ist jedoch vollständig optional und hängt davon ab, ob Ihre Software es Ihnen ermöglicht, eine Titelseite hinzuzufügen. Wenn dies der Fall ist, sehen Sie eine Schaltfläche für die Titelseite im Dashboard.
Schritt 7. Vorschau und Senden
Alle Software ermöglicht es Ihnen, die Faxnachricht vorab zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Nachdem Sie Vorschau gemacht haben, drücken Sie auf die Schaltfläche. Senden Knopf.
Möglichkeit 2. So senden Sie ein Fax von einem mobilen Gerät aus
Wenn Sie unterwegs sind und ein Fax senden müssen, aber keinen Zugang zu einem Faxgerät haben, können Sie ein Fax von Ihrem mobilen Gerät aus senden. Alles, was Sie brauchen, ist eine mobile App zum Senden von Faxen. Außerdem müssen Sie Zugang zu dem Dokument haben, das Sie teilen möchten!
Schritt 1. Mobile Fax-App installieren
Es gibt viele kostenlose und "Freemium" Mobile-Fax-Apps, die verfügbar sind. Wählen Sie eine App, die Ihren Anforderungen entspricht, und laden Sie sie aus dem App Store herunter.
Schritt 2. Erstellen Sie ein Konto
Je nach der App, die Sie heruntergeladen haben, können Sie ein Konto mit Ihrer E-Mail-ID oder Ihrer Mobilnummer registrieren. Möglicherweise müssen Sie auch während der Registrierung Ihre Zahlungsinformationen angeben oder später auf die kostenpflichtige Version upgraden.
Denken Sie daran, dass Sie ein Fax von einem kostenlosen Konto aus senden können, aber um ein Fax zu empfangen, müssen Sie ein kostenpflichtiges Konto haben.
Schritt 3. Erstellen eines neuen Faxdokuments
Öffnen Sie die App und erstellen Sie ein neues Fax. Geben Sie die Faxnummer des Empfängers mit Vorwahl und Ländercode ein. Fügen Sie das Dokument an, das Sie senden möchten. Wenn Sie ein Deckblatt hinzufügen möchten, tun Sie das.
Schritt 4. Vorschau und Senden
Vorschau des Faxes, um sicherzustellen, dass alle Details und Anhänge korrekt sind, und dann senden. Senden Knopf.
Schritt 5. Bestätigung erhalten
Eine Bestätigungsnachricht wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt, wenn das Fax erfolgreich empfangen wurde. Sie können auch die Software so einrichten, dass die Bestätigung per E-Mail empfangen wird.
Möglichkeit 3. So senden Sie ein Fax von einem Faxgerät
Viele Unternehmen nutzen nach wie vor Faxgeräte, daher ist es gut zu wissen, wie man ein Fax mit einem Faxgerät sendet. Obwohl es verschiedene Modelle von Faxgeräten gibt, bleibt ihre grundlegende Funktion und die Schritte zum Senden von Faxen gleich.
Schritt 1. Einrichten des Faxgeräts
Bevor Sie ein Faxgerät verwenden können, um ein Fax zu senden, müssen Sie:
- Stecken Sie das Netzkabel ein
- Verbinden Sie die Telefonleitung
- Legen Sie das Papierfach ein
- Schalten Sie das Faxgerät ein
Wenn Sie ein Fax empfangen müssen, müssen Sie sicherstellen, dass das Faxgerät über ausreichend Tinte und Papier verfügt, um das Dokument zu drucken.
Schritt 2. Laden Sie die Dokumente
Alle Faxgeräte verfügen über eine Dokumentenzuführungsschale, ähnlich dem Papierfach eines Druckers. Sie müssen alle zu faxenden Dokumente in die Zuführungsschale legen. Wenn ein Dokument mehrere Seiten hat, achten Sie darauf, sie in der richtigen Reihenfolge anzuordnen, damit der Empfänger sie in der richtigen Reihenfolge erhält.
Schritt 3. Senden Sie das Fax
Um ein Fax zu senden, müssen Sie die Faxnummer des Empfängers wählen. Sobald Sie eine Bestätigung erhalten, dass der Kommunikationskanal hergestellt wurde, in Form eines Pieptons oder blinkenden Lichts, drücken Sie die. Senden Knopf. Sie sehen alle Seiten, die durch die Maschine laufen und sich im unteren Fach sammeln.
Schritt 4. Bestätigung erhalten
Wie bereits besprochen, erhalten Sie eine Lieferbestätigung. Diese wird in der Regel auf dem Display des Geräts angezeigt, aber Sie können auch eine gedruckte Quittung erhalten.
Schritt 5. Originaldokumente entfernen
Ja, vergessen Sie nicht, Ihre Originaldokumente nach Erhalt des Bestätigungsnachweises abzuholen.
Fazit
Fax ist auch Jahrzehnte nach dem ersten Faxsenden immer noch eine konforme, sichere und schnelle Kommunikations- und Dokumentenfreigabemethode. Technologische Fortschritte haben dafür gesorgt, dass Sie neben der Verwendung eines Faxgeräts auch ein Fax über Ihren Computer oder Ihr Mobilgerät senden können.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Kann ich ein Fax aus Gmail senden?
Ja, Sie können ein Fax von Gmail aus senden. Aber es hängt wirklich von der Software ab, die Sie verwenden. Wenn es sich mit Google integriert, können Sie Faxe direkt von Gmail aus senden. Zum Beispiel integrieren sich FAX.PLUS, CocoFax, HelloFax und WiseFax mit Google und können verwendet werden, um Faxe direkt von Gmail aus zu senden.
Kann ich ein Fax auf meinem Handy senden?
Ja, Sie können ein Fax von Ihrem Telefon aus senden. Alles, was Sie brauchen, ist eine Faxsoftware und Zugriff auf die Dokumente, die Sie senden möchten.
Wird das Fax per E-Mail versendet?
Ja, Sie können problemlos online Faxe über E-Mail senden. Alles was Sie brauchen ist ein Online-Faxdienstanbieter. Sobald Sie die App auf Ihrem Computer oder Mobilgerät haben, öffnen Sie die App, fügen Sie das Dokument hinzu, geben Sie die Faxnummer des Empfängers ein und senden Sie es ab. Senden .
Was sind einige wichtige Funktionen, die man bei einem Online-Faxdienst beachten sollte?
Bei der Auswahl eines Online-Faxdienstes für Ihr Unternehmen gibt es mehrere wesentliche Funktionen zu beachten, darunter digitale Signaturen, Bandbreite und Unterstützung von Dateigrößen, Unterstützung verschiedener Dateiformate, Faxsuche und Indizierung sowie regulatorische Konformität.
