Offboarding: Definition und Best Practices

Inhaltsverzeichnis

• Definition von Offboarding
• Warum Offboarding entscheidend ist
• Offboarding-Checkliste: So entlassen Sie einen Mitarbeiter
• Fazit
• Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Zwischen Dezember 2000 und Februar 2021 hatte die durchschnittliche Kündigungsrate in den USA nie 2,4 % der Gesamtbelegschaft pro Monat überschritten. In den ersten beiden Monaten des Jahres 2022 erreichte die durchschnittliche Rate fast 3 %, wobei einige Bundesstaaten Durchschnittszahlen von bis zu 4 % in den letzten 12 Monaten sahen. Während wir immer hoffen, dass wir die besten Mitarbeiter langfristig halten können, wird Ihr Unternehmen wahrscheinlich irgendwann offboarding durchführen müssen.

Offboarding ist, wenig überraschend, das Gegenteil der Einarbeitung. Offboarding ist der Prozess, bei dem Unternehmen das Arbeitsverhältnis eines ausscheidenden Mitarbeiters beenden. Wir haben diesen Leitfaden zu bewährten Praktiken beim Offboarding erstellt, damit Sie Ihre Mitarbeiter so anmutig und taktvoll wie möglich gehen lassen können – unabhängig von den Umständen des Ausscheidens.

Definition von Offboarding

Genau so wichtig wie das Onboarding von Mitarbeitern (wenn auch vielleicht oft übersehen) ist der Prozess des “Offboardings” eines Mitarbeiters. Offboarding ist der Prozess, ehemalige Mitarbeiter aus dem Unternehmen zu verabschieden. Offboarding sollte unabhängig davon stattfinden, ob der Mitarbeiter freiwillig oder unfreiwillig ausscheidet, aber die Schritte, die Sie unternehmen sollten, können je nachdem, ob der Mitarbeiter kündigt, in den Ruhestand geht oder gekündigt wird, unterschiedlich sein.

Was Offboarding ist:

• Offboarding ermöglicht es einem Unternehmen, sich elegant von einem ehemaligen Mitarbeiter zu trennen
• Der Prozess sollte Ihrem Unternehmen helfen, zu wachsen und sich zu verbessern
• Eine Offboarding-Strategie erleichtert den Übergang von einem Mitarbeiter zum nächsten
• Offboarding kann auch Ihr Unternehmen vor Klagen, unrechtmäßiger Lohnfortzahlung oder anderen Problemen schützen, die nach der Abreise eines Mitarbeiters auftreten können.
• Offboarding wird Ihr Unternehmen mit Informationen darüber vorbereiten, wonach Sie suchen, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen oder die Struktur Ihres Unternehmens neu gestalten.

Was Offboarding nicht ist:

• Einer der wichtigsten Teile des Offboardings ist das Führen eines Austrittsgesprächs, das Ziel des Offboardings ist jedoch nicht, einen ausscheidenden Mitarbeiter anzugreifen oder zu kritisieren.

• Wie bei einer erfolgreichen Scheidung sollte auch das Offboarding nicht der Versuch sein, den Mitarbeiter davon zu überzeugen, zu bleiben oder seinen Abschied zu verlängern, sondern vielmehr der Versuch, den Übergang reibungslos und freundlich zu gestalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Trennung stattfindet.

• Offboarding handelt nicht davon, nett zu einem ausscheidenden Mitarbeiter zu sein (es sollte jedoch respektvoll sein), sondern darum, Ihr Unternehmen zu schützen, indem sichergestellt wird, dass Fristen eingehalten werden, Kunden zufrieden sind und ungerechtfertigte Kündigungsklagen nicht auftreten.

Bewährte Methoden

Erstellen Sie eine Checkliste, einen Flussdiagramm oder einen Leitfaden zur Offboarding, um Ihrer Personalabteilung, dem Management und anderen Mitarbeitern zu helfen, die wichtigsten Schritte zu verstehen und zu befolgen. Zum Beispiel hat das Nationalarchiv, das für die Verwaltung sensibler Aufzeichnungen und klassifizierter Informationen in der Bundesregierung zuständig ist, einen 24-seitigen Bericht über bewährte Verfahren und die größten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Offboarding von Mitarbeitern.

Obwohl die Checkliste Ihres Unternehmens wahrscheinlich nicht so umfangreich sein muss, stellen Sie sicher, dass die Liste einige wichtige Schritte enthält, wie das Ausfüllen und Einreichen aller Unterlagen, die Erstellung eines Plans für den Wissenstransfer, die Organisation der Rückgabe von Unternehmensgeräten, die Durchführung eines Austrittsgesprächs, die Kontaktaufnahme mit Kunden, die Entfernung und Widerruf des Zugriffs auf digitale Konten und das Stoppen von automatischen Gehaltszahlungen. Dieser Workflow wird wahrscheinlich leicht unterschiedlich sein, wenn ein Mitarbeiter kündigt, in Rente geht oder entlassen wird, aber viele der wichtigsten Schritte werden dennoch gleich sein.

Warum Offboarding entscheidend ist

Die Schaffung einer angemessenen und eleganten Erfahrung beim Ausscheiden eines Mitarbeiters bietet einem Unternehmen viele Vorteile, die über das Bewahren des Ausscheidens eines Mitarbeiters so freundlich wie möglich hinausgehen. Ein paar wichtige Gründe sind:

• Die Sicherheit sensibler Informationen und Daten verbessern, indem ein ordnungsgemäßer Übergabe- und Stornierungsprozess sowie die Sperrung des Mitarbeiterzugriffs gewährleistet werden.

• Die ordnungsgemäße Erfassung des firmeneigenen Equipments wird auch sicherstellen, dass Daten nicht falsch oder versehentlich geteilt oder verteilt werden.

• Die Einleitung rechtlicher Bedrohungen wie unberechtigte Kündigungsklagen durch Gewährleistung, dass Mitarbeiterverträge ordnungsgemäß beendet werden und ehemalige Mitarbeiter sich im Falle einer Kündigung nicht benachteiligt oder getäuscht fühlen.

• Eine erfolgreiche Offboarding-Maßnahme wird dazu beitragen, Ihre Manager, Ihre Personalabteilung und Sie darüber zu informieren, was Ihr Unternehmen gut macht oder nicht gut macht, und Ihnen erforderliche Informationen liefern, wenn Sie mit der Rekrutierung oder der Ausschreibung von Stellen zur Besetzung der vakanten Position beginnen

• Ehemalige Mitarbeiter können immer noch Kunden und Markenbotschafter sein. Wenn Sie sich gut von einem ehemaligen Mitarbeiter verabschieden, wird das dazu beitragen, dass er als Botschafter für Ihre Marke fungiert und vielleicht sogar als Ressource für zukünftige Rekrutierung dient.

Offboarding-Checkliste: So entlassen Sie einen Mitarbeiter

Ein erfolgreicher Offboarding-Prozess wird Ihrem ehemaligen Mitarbeiter und Ihrem Unternehmen dabei helfen, auf taktvolle und einfühlsame Weise mit einem ansonsten peinlichen, stressigen und unangenehmen Moment umzugehen. Hier sind unsere top acht Schritte zur Schaffung eines taktvollen, effektiven Offboarding-Prozesses:

1. Behandeln Sie ausscheidende Mitarbeiter mit Fairness und Freundlichkeit

Behandeln Sie Ihre ausscheidenden Mitarbeiter unabhängig davon, wie sie gehen, fair und freundlich. Danken Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter für die geleistete Arbeit sowie für die Zeit und Energie, die sie in ihre Arbeit und Ihr Unternehmen investiert haben.

Ein respektvoller Abschied schützt Unternehmen vor Vergeltungsmaßnahmen, rechtlichen Bedrohungen oder Datenverletzungen und kann gleichzeitig eine positive, langfristige Beziehung aufrechterhalten, die den ehemaligen Mitarbeiter als potenziellen Kunden, Markenbotschafter oder Branchenkontakt behält.

2. Ermitteln Sie den Grund für den Ausstieg

Der Prozess des Offboardings eines Mitarbeiters hängt wahrscheinlich von der Art und dem Grund für das Ausscheiden des Mitarbeiters ab. Ein ausscheidender Mitarbeiter im Ruhestand kann einen relativ unkomplizierten Offboarding-Prozess haben, während wichtige Einblicke über Ihr Unternehmen von einem Mitarbeiter gewonnen werden können, der kündigt, um anderswo zu arbeiten. Mitarbeiter, die entlassen oder freigesetzt werden, erfordern ebenfalls eine andere Reihe von Schritten beim Offboarding.

3. Kommunizieren Sie über die Abreise

Obwohl es möglicherweise unangenehm ist, mit dem Rest Ihres Unternehmens über den Abschied eines Mitarbeiters zu kommunizieren, ist es am besten, wenn Sie dem Büro so früh wie möglich Bescheid geben. Je länger Sie warten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre anderen Mitarbeiter die Details selbst herausfinden. Dies kann die Dinge unangenehmer machen oder dazu führen, dass ein freiwilliger Abschied als Kündigung angesehen wird.

Vermeiden Sie Klatsch oder Missverständnisse, indem Sie die Abgänge Ihrer Mitarbeiter teilen und im Falle eines Ruhestands öffentlich gratulieren und dem Mitarbeiter für seine Zeit und seinen Dienst danken. Egal aus welchem Grund – freiwillig oder unfreiwillig – es ist besser, ehrlich mit dem Rest Ihres Teams darüber zu sein, warum jemand geht. Geben Sie Fehler des Managements zu und zeigen Sie Schritte auf, um sie zu beheben.

4. Eigentum sichern und Zugriff widerrufen

Einer der unkomplizierteren Teile des Offboarding-Prozesses – der sich sowohl beim Ausscheiden von Mitarbeitern auf freiwilliger als auch auf unfreiwilliger Basis nicht ändert – beinhaltet das Sichern von Firmenvermögen, das Widerrufen des Systemzugriffs von Mitarbeitern und die Einhaltung anderer Unternehmensprotokolle.

Stellen Sie sicher, dass der ausscheidende Mitarbeiter alle Firmenausstattung wie Schlüssel, Ausweise, Kreditkarten, Uniformen, Telefone, Laptops, Autos oder Unterlagen zurückgibt. Auch wenn dies offensichtlich erscheint, gewährleistet es, dass ein Mitarbeiter keine sensiblen Firmendaten versehentlich oder absichtlich weitergibt.

Zusätzlich sollten Sie alle Zugriffe Ihres Mitarbeiters auf die Online- oder Offline-Systeme Ihres Unternehmens sowie auf Alarm- oder Gate-Codes widerrufen. Dazu gehören möglicherweise E-Mail, interne Plattformen, CRM-Systeme, Social-Media-Konten und Verkaufsdokumente. Im Falle einer einvernehmlichen Trennung ist es höflich, dem Mitarbeiter eine Warnung oder eine Gnadenfrist zu geben, damit er Zeit hat, wichtige persönliche E-Mails oder andere Informationen zu löschen, die er möglicherweise benötigt, oder um Kontakte zu aktualisieren, die die neue E-Mail des Mitarbeiters benötigen.

5. Führen Sie ein Austrittsgespräch, um Erkenntnisse zu sammeln und Daten zu sammeln

Einer der wichtigsten Teile des Offboarding-Prozesses ist das Austrittsgespräch. Auf dieselbe Weise, wie Sie ein potenzielles Kandidatengespräch führen, um zu sehen, was diese Person Ihrem Unternehmen bringen kann, möchten Sie auch ein Gespräch mit einem ausscheidenden Mitarbeiter führen, um herauszufinden, wie seine Erfahrung im Unternehmen war. Ein Austrittsgespräch bietet Ihnen die Möglichkeit, Einblicke und Daten darüber zu sammeln, was Ihr Unternehmen gut macht und was es verbessern könnte. Das Feedback eines scheidenden Mitarbeiters zu Arbeitsbelastung, Unternehmenskultur, Management und anderen Mitarbeitern kann ein Licht auf Bereiche werfen, die Sie sonst nicht sehen könnten.

Wir empfehlen, dass das Austrittsgespräch von der Personalabteilung oder einer anderen “neutralen” Partei geführt wird, falls der Mitarbeiter das Unternehmen aufgrund der Behandlung durch einen direkten Vorgesetzten verlässt. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Feedbacks ernst nehmen. Denken Sie daran, dass jeder Einblick, den Sie von Ihrem Mitarbeiter erhalten, wertvoll und wichtig ist, auch wenn Sie ihn vielleicht nicht mögen. Ein paar wichtige Fragen, die Sie stellen könnten, sind:

• Hatte die Arbeit Ihren Erwartungen entsprochen? Was waren diese Erwartungen und wie hat sie ihnen entsprochen oder nicht entsprochen?
• Wie war Ihre Beziehung zu Ihrem Manager? Ihre Kollegen?
• Was tun wir nicht, was wir tun sollten?
• Wen bewundern Sie hier?
• Was sind einige Möglichkeiten, wie wir uns verbessern könnten?
• Was macht Spaß (und was macht nicht so viel Spaß) daran, hier zu arbeiten?

Sie können feststellen, dass andere Fragen oder spezifischere Fragen besser für Ihr Unternehmen oder für die Art des Offboardings geeignet sind, das Sie durchführen. Spezifische Fragen können dazu beitragen, einen erfolgreichen Wissenstransfer sicherzustellen und Ihnen als Arbeitgeber beim Wachstum zu helfen.

6. Sorgen Sie für einen erfolgreichen Wissenstransfer

Ob Sie einen sofortigen Nachfolger einstellen, um den ausscheidenden Mitarbeiter zu ersetzen, oder ob Sie bestehende Positionen umstrukturieren, um die Arbeitslast des Mitarbeiters zu übernehmen, möchten Sie das Wissen des ausscheidenden Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen behalten. Die Einzelheiten werden je nach Stelle stark variieren, aber einige wichtige Elemente, über die Sie nachdenken sollten, sind:

• Einen klaren Überblick über den Tagesablauf des Mitarbeiters
• Sicherstellen, dass Sie Zugriff auf alle Systeme und Dateien haben, die der Mitarbeiter verwendet, und sie verstehen.
• Die Kenntnis darüber, mit wem ein Mitarbeiter innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeitet und wem er berichtet.
• Verstehen, wie der Mitarbeiter alle seine Aufgaben priorisiert und erledigt
• Herausfinden, ob eines der von ihnen verwendeten Systeme umfangreiches Training erfordert, bevor ein Ersatz sie nutzen kann.

Wenn der Abschied des Mitarbeiters friedlich ist, kann es Ihnen eine Menge Zeit und Geld ersparen, sie zu bitten, ein Dokument oder ein Video mit den oben genannten Informationen sowie möglichen Tipps für ihren Nachfolger zu erstellen.

7. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Produktivitätsverlusten

Ein Mitarbeiter, der unerwartet oder geplant ausscheidet, kann dazu führen, dass seine vielen Verantwortlichkeiten und Projekte plötzlich ruhen. In einigen Fällen können andere Mitarbeiter gebeten werden, die Verantwortlichkeiten zu übernehmen, was belastend und stressig für das Arbeitsumfeld sein kann.

Seien Sie transparent und verständnisvoll gegenüber Ihren Mitarbeitern, wie sich der Weggang auf verschiedene Teams oder Mitarbeiter auswirkt, und seien Sie darauf vorbereitet, dass sich die täglichen Arbeitsabläufe einiger ändern. Zahlen Sie den verbleibenden Mitarbeitern mehr für zusätzliche Verantwortlichkeiten, und erstellen Sie einen Plan zur Bewältigung der notwendigen zusätzlichen Arbeitslast – die Anerkennung der fehlenden Nachhaltigkeit in einer vorübergehenden Situation ist wichtig für den fortlaufenden Erfolg eines Betriebs. Arbeiten Sie mit dem ausscheidenden Mitarbeiter zusammen, um einen erfolgreichen Wissenstransfer sicherzustellen, und stellen Sie sicher, dass alle offenen Punkte geklärt sind, bevor der Mitarbeiter geht, um die Auswirkungen auf die Produktivität durch den Weggang zu minimieren.

8. Bleiben Sie in Kontakt

Der Kontakt zu halten mag für beide Parteien nicht wünschenswert sein, aber wenn der Mitarbeiter auf freundschaftlicher Basis geht, ist es eine großartige Möglichkeit, Freundlichkeit und Wertschätzung zu zeigen, selbst wenn Ihr Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dies kann so einfach sein wie sich telefonisch oder per E-Mail zu melden, sich auf einen Kaffee zu treffen oder sogar den Mitarbeiter zu Firmenveranstaltungen einzuladen, je nach Beziehung. Da Mitarbeiter möglicherweise für Auftragnehmer oder Kunden Ihres Unternehmens arbeiten, kann eine fortgesetzte freundliche Beziehung allen zugutekommen.

Dies kann auch Ihr Unternehmen vor unzufriedenen Mitarbeitern schützen, die rechtliche Schritte oder Racheandrohungen in Betracht ziehen, kann aber auch Ihrem Unternehmen helfen, indem sie es ermöglicht, dass der ehemalige Mitarbeiter positiv über Sie und Ihr Unternehmen spricht. Der Nachfolger des Mitarbeiters benötigt möglicherweise auch Hilfe bei einer speziellen Aufgabe, und eine positive Beziehung zur Person, die zuvor diese Rolle innehatte, kann unglaublich nützlich sein.

Fazit

Offboarding ist genauso wichtig wie Onboarding, wird jedoch oft vergessen oder in den Personalprozessen weniger Beachtung geschenkt. Ein geordneter Offboarding-Prozess wird dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen reibungslos weiterläuft und einen reibungslosen Wechsel von einem Mitarbeiter zum nächsten gewährleistet. Er schützt Ihr Unternehmen vor Produktivitätsverlusten, rechtlichen Schritten und Racheakten und gibt Ihnen wertvolle Einblicke in Verbesserungen, die möglicherweise in Ihrer Unternehmensstruktur erforderlich sind.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist Offboarding?

Mitarbeiteroffboarding ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen mit einem ausscheidenden Mitarbeiter umgeht. Dieser Prozess umfasst eine beliebige Anzahl von Schritten, um eine einvernehmliche Trennung, den Wissenstransfer und die Sicherung von Unternehmenseigentum und Daten zu gewährleisten.

Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Offboarding?

Während Onboarding sich auf den Prozess bezieht, Menschen mit Ihrer Organisation vertraut zu machen, indem ihnen geholfen wird, sich mit Ihrem Unternehmen und seinen Regeln und Abläufen vertraut zu machen, ist Offboarding das Gegenteil. Offboarding ist der Prozess, bei dem das Management und/oder die Personalabteilung den ausscheidenden Mitarbeiter und das Unternehmen durch den Trennungsprozess führen.

Warum ist Offboarding wichtig?

Das Offboarding ist wichtig, denn ein gut strukturierter Offboarding-Prozess wird sicherstellen, dass Ihr Unternehmen keine Produktivität verliert und auch keinen rechtlichen Schritten oder Vergeltungsmaßnahmen von wütenden ehemaligen Mitarbeitern gegenübersteht. Tatsächlich kann ein erfolgreiches Offboarding zu einer fortgesetzten positiven Beziehung zu einem ehemaligen Mitarbeiter führen, der als treuer Kunde oder sogar als Markenbotschafter agieren kann.

Was ist einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Offboardings?

Einer der wichtigsten Teile einer erfolgreichen Offboarding-Erfahrung besteht darin, eine Offboarding-Checkliste zu erstellen, um jeden Schritt des Prozesses im Detail festzuhalten, damit Manager jeder Abteilung wissen, was erreicht werden muss. Das Austrittsgespräch ist wahrscheinlich einer der wichtigsten Schritte im Offboarding-Prozess, da es Ihnen ermöglicht, wertvolle Einblicke zu gewinnen, warum der Mitarbeiter geht und was Ihr Unternehmen besser machen könnte – sei es zur Mitarbeiterbindung oder zur Verbesserung der Unternehmenskultur, Produktivität und mehr.