Unabhängig von Ihrer Branche ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter keine Option. Es ist eine Notwendigkeit. Mit einem starken Einarbeitungsprozess können Sie sicherstellen, dass sich Ihre Neulinge in ihre Positionen und Teams einleben. Die Einarbeitung kann sie auch mit Ihrer Arbeitskultur vertraut machen und ihnen helfen, Ihre Erwartungen zu verstehen, damit sie wahrscheinlicher erfolgreich sind. Wenn Sie hoffen, Ihren Einarbeitungsprozess zu erstellen oder zu verbessern, wird Sie diese Einarbeitungscheckliste in die richtige Richtung lenken.
12 Schritte für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding
1. Füllen Sie alle Formulare für neue Mitarbeiter aus und senden Sie sie an Ihre Personalabteilung.
Obwohl Papierkram nicht aufregend ist, ist es ein notwendiger Teil der Einarbeitung. Idealerweise würden Sie neue Mitarbeiter bitten, ihre Einstellungsformulare früh im Prozess auszufüllen, damit sie das erledigen können. Sobald sie dies tun, schicken Sie sie in Ihre Personalabteilung. Obwohl jede Firma unterschiedliche Anforderungen hat, hier sind einige der häufigsten Einstellungsformulare, die Sie anfordern könnten:
- W-4 Bundessteuerformulare für Angestellte und W-9 Bundessteuerformulare für Auftragnehmer
- Formulare für den staatlichen Steuerabzug
- Direkteinzahlungs- oder ACH-Einzahlungsformulare
- Geheimhaltungs- und Wettbewerbsverbote
- Sicherheits- und Vertraulichkeitsvereinbarungen
- Einwilligungsvereinbarungen für Alkohol- und/oder Drogentests
- Handbuch-Quittierungsformulare
2. Kommunizieren Sie die Details des ersten Tages mit neuen Mitarbeitern
Vor dem Start Ihrer neuen Mitarbeiter ist es eine gute Idee, ihnen eine E-Mail zu senden, um sie herzlich in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen und wichtige Details über ihren bevorstehenden ersten Tag zu teilen. Dies setzt die Dinge auf den richtigen Weg und fördert positive Mitarbeiterbeziehungen. Ihre E-Mail kann einige oder alle der folgenden Punkte enthalten:
- Startdatum, -zeit und -ort
- Details zur Kleiderordnung
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse ihres wichtigsten Ansprechpartners
- Eine Liste der Dokumente, die sie mitbringen sollten
- Ein Zeitplan mit Veranstaltungen und Aktivitäten, die sie an ihrem ersten Tag erwarten können.
Versuchen Sie, diese E-Mail kurz, knapp und prägnant zu halten. Sie möchten neue Mitarbeiter nicht überfordern, bevor sie anfangen.
3. Stellen Sie ein neues Einstellungspaket bereit
Ein Willkommenspaket für neue Mitarbeiter kann unschätzbar wertvoll sein. Es kann eine Mappe, ein Ordner oder ein Umschlag mit allem Möglichen sein, von dem Sie glauben, dass es ihnen hilft, sich mit Ihrem Unternehmen und ihrer Rolle vertraut zu machen. Hier sind einige Vorschläge, was darin enthalten sein könnte:
- Begrüßungsschreiben
- Mitarbeiterhandbuch
- Organigramme
- Informationen zu Vergütungen und Sozialleistungen
- Schulungsunterlagen
- Firmenverzeichnis
Mit einem neuen Mitarbeiterpaket können Sie den Einarbeitungsprozess optimieren und gängige Fragen neuer Mitarbeiter von Anfang an beantworten.
4. Hardware- und Softwarezugriff einrichten
Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre neuen Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Hardware und Software benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich auszuführen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, sich an Ihr IT-Team zu wenden, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter vollständig eingerichtet sind, um alle relevanten Programme nutzen zu können.
Stellen Sie sicher, dass Sie Sicherheitsbewusstsein fördern, wie z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung, starke Passwörter und regelmäßiges Ändern von Passwörtern. Wenn Sie komplexe oder proprietäre Software haben, erstellen Sie Schulungsdokumente oder -programme, um neuen Mitarbeitern beizubringen, wie sie diese verwenden können.
5. Arbeitsbereiche festlegen
Während einige neue Mitarbeiter sich in Würfeln besser zurechtfinden werden, benötigen andere möglicherweise eigene Büros. Nehmen Sie sich die Zeit herauszufinden, wo Ihre neuen Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten werden. Stellen Sie dann sicher, dass ihre Arbeitsplätze mit Computern, Notizblöcken, Stiften, Bleistiften und allen anderen erforderlichen Geräten ausgestattet sind. Wenn Sie einen guten ersten Eindruck hinterlassen möchten, können Sie jederzeit etwas firmeneigenes wie T-Shirts oder Hüte in ihren Arbeitsbereichen hinzufügen.
6. Bereiten Sie sich auf eine Baustellenbesichtigung vor
Eine Standortführung ist eine der besten Möglichkeiten, um Unbekanntes zu reduzieren und Ihren Mitarbeitern zu helfen, sich an Ihren Arbeitsplatz zu gewöhnen. Bevor Sie die Führung tatsächlich durchführen, erstellen Sie eine Karte, damit Ihre neuen Mitarbeiter jederzeit eine Referenz haben, wenn sie nicht wissen, wie sie irgendwo hinkommen. Die Karte sollte den Schreibtisch oder Arbeitsplatz enthalten, an dem sie arbeiten werden, die Räume der Manager oder Vorgesetzten, denen sie Bericht erstatten, Kantinen, Cafés, Toiletten, Lagerräume sowie Besprechungs- und Konferenzräume. Digitalisieren Sie die Karte, damit sie jederzeit leicht zugänglich ist.
7. Erstellen Sie Ihren Kulturplan
Sozialisierung ist wichtig, da sie dazu beitragen kann, dass sich neue Mitarbeiter willkommen und begeistert fühlen, bei Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Stellen Sie sie ihrem neuen Team sowie den leitenden Führungskräften vor. Wenn möglich, laden Sie sie zu einem Begrüßungslunch oder -dinner ein. Falls ein Mittagessen oder Abendessen nicht in Ihrem Budget liegt, seien Sie kreativ und denken Sie an alternative Optionen wie Snacks, Getränke und Kennenlernspiele. Sie können auch eine Ankündigung für neue Mitarbeiter per E-Mail mit den Namen der Neuankömmlinge, ihren Positionen, beruflichen Hintergründen und Hobbys verschicken.
8. Weisen Sie Mentoren zu
Neue Mitarbeiter sollten “Buddies” vorgestellt werden, die in den ersten Wochen ihrer Arbeit als Mentoren dienen können. Diese Mentoren sollten mindestens einige Jahre Erfahrung in Ihrem Unternehmen haben und verfügbar sein, um Fragen zu beantworten, Vorstellungen zu machen und bei der Schulung zu helfen. Mit einem Mentorenprogramm werden neue Mitarbeiter positive Vorbilder haben, an die sie sich wenden können, während sie sich in ihren neuen Positionen und der Arbeitsumgebung zurechtfinden.
9. Setzen Sie sich SMART-Ziele
Onboarding ist ein kontinuierlicher Prozess, der möglicherweise über die ersten Jahre Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen dauern kann. In den ersten 60 bis 90 Tagen setzen Sie Ziele für sie, um mehr Verantwortung in ihren Positionen zu übernehmen. Überprüfen Sie monatlich mit ihnen, um sicherzustellen, dass sie auf Kurs sind, um ihre Ziele zu erreichen, und um etwaige Bedenken anzusprechen, die sie haben könnten. Die Ziele, die Sie formulieren, sollten SMART (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden) sein.
10. Überlegen Sie sich, welche Fragen Ihnen gestellt werden könnten
Neue Mitarbeiter werden viele Fragen haben. Immerhin gewöhnen sie sich an einen neuen Arbeitsplatz, eine neue Kultur, Kollegen und Aufgaben. Stellen Sie sich in ihre Lage und denken Sie über einige Fragen nach, die sie haben könnten. Überlegen Sie dann, ob Sie ein umfassendes FAQ-Dokument erstellen, das diese beantwortet. Ein FAQ-Dokument wird ihnen nicht nur eine gute Referenz bieten, sondern sie auch beruhigen, dass ihre Fragen berechtigt sind und andere Personen bereits in ihrer Position waren.
11. Entwerfen Sie verschiedene Schulungsressourcen
Das Training ist ein wichtiger Bestandteil des Onboardings. Während Sie generische Arbeitsblätter und Dokumente bereitstellen können, die für alle neuen Mitarbeiter geeignet sind, unabhhängig von ihrer Position, wird dies wahrscheinlich unwirksam sein. Stattdessen sollten Sie eine Vielzahl von Schulungsmaterialien entwerfen, um verschiedene neue Mitarbeiter und ihre neuen Positionen zu berücksichtigen. Durch die Integration von Bildern und Videos können Sie sie beispielsweise engagiert halten und die Wirksamkeit Ihres Trainings erhöhen.
12. Veranstalten Sie Treffen mit Führungskräften
Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter die Teammitglieder kennenlernen, mit denen sie arbeiten werden, sowie die Manager oder Vorgesetzten, an die sie berichten werden. Ebenso wichtig ist es, dass sie auch die Top-Führungskräfte, wie den CEO und den CFO, kennenlernen, auch wenn sie diese nicht regelmäßig sehen werden. Wenn es ihr Zeitplan zulässt, vereinbaren Sie Treffen mit diesen einflussreichen Personen, damit sie mehr über das Unternehmen, die Mission und die Vision erfahren können. Selbst ein kurzes Treffen mit ihnen kann sich positiv auf die Moral neuer Mitarbeiter auswirken.
FOLLOW-UP: Check-ins nach der Einstellung durchführen
Onboarding ist ein fortlaufender Prozess. Das bedeutet, dass Sie regelmäßig Kontakt mit Ihren neuen Mitarbeitern aufnehmen müssen. Treffen Sie sich häufig mit ihnen während der ersten Monate und des ersten Quartals, damit sie ihr Feedback und ihre Bedenken über ihre neuen Positionen und Fortschritte teilen können. Sie können diese Zeit auch nutzen, um Lob oder Empfehlungen zu geben.
Fazit
Es mag verlockend sein, alles in die ersten Arbeitstage eines neuen Mitarbeiters zu quetschen. Aber dadurch könnten sie überfordert werden und Unsicherheiten über ihre neue Position und Ihr Unternehmen entwickeln. Versuchen Sie, den Einarbeitungsprozess über Wochen oder Monate zu strecken und in kleine Portionen aufzuteilen, damit Ihre neuen Mitarbeiter alle Informationen besser behalten und ihre Aufgaben erfolgreich ausführen können.
Es ist unbestreitbar, dass die Einarbeitung Zeit und Mühe kostet. Aber wenn Sie dieser Checkliste folgen und sich dazu verpflichten, wird Ihr Unternehmen davon profitieren können. Sie werden feststellen, dass Ihre Mitarbeiter glücklicher und produktiver sind. Dies reduziert nicht nur das Risiko, dass sie das Unternehmen verlassen, sondern verbessert auch Ihre Bilanz.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Onboarding?
Onboarding ist ein Prozess, bei dem neue Mitarbeiter die Fähigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten erlernen, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Es kann auch die Loyalität aufbauen und sicherstellen, dass sie langfristig in Ihrem Unternehmen bleiben.
Was ist eine Onboarding-Checkliste?
Mit einer Einarbeitungscheckliste können Sie die erforderlichen Schritte organisieren, um Ihre neuen Mitarbeiter durch ihre ersten Tage und Monate in Ihrem Unternehmen zu führen. Bedenken Sie jedoch, dass dies keine erfolgreiche Einarbeitung garantiert. Der ideale Einarbeitungsprozess bietet das richtige Gleichgewicht aus geplanten und ungeplanten Initiativen, die speziell auf die jeweiligen Mitarbeiter und ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Wer ist für das Onboarding verantwortlich?
Im Gegensatz zur gängigen Meinung sollte die Einarbeitung nicht ausschließlich in den Verantwortungsbereich Ihrer Personalabteilung oder des Einstellungsmanagers fallen. Es muss eine gemeinsame Anstrengung sein, an der die Personalabteilung, Manager, Mitarbeiter und Führungskräfte beteiligt sind.
