Inhaltsverzeichnis
- So senden Sie eine Rechnung Schritt für Schritt
- Möglichkeiten zum Senden einer Rechnung
- Was sollte in eine Rechnung aufgenommen werden?
- Tipps, um schneller bezahlt zu werden
- Die Zusammenfassung
- Häufig gestellte Fragen
Rechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftsführung, und das Erlernen, wie man eine Rechnung erstellt und versendet, hilft Ihnen, die Effizienz zu steigern und schneller bezahlt zu werden.
Um zu beginnen, müssen Sie Ihre Rechnung erstellen, einschließlich Ihres Namens und Ihrer Kontaktinformationen, des Namens und der Kontaktinformationen Ihres Kunden, der Daten, der Rechnungsnummer, der erbrachten Dienstleistungen, des Gesamtpreises sowie der Zahlungsbedingungen. Wenn Sie bereit sind, senden Sie sie per E-Mail, Post oder Rechnungssoftware und erhalten Sie dafür Bezahlung für Ihre Arbeit.
So senden Sie eine Rechnung Schritt für Schritt
Sobald Sie eine Bestellung abgeschlossen haben – sei es ein Produkt oder eine Dienstleistung – ist es an der Zeit, eine Rechnung zu erstellen und diese so schnell wie möglich zu versenden. Natürlich gibt es ein paar Schritte zwischen den beiden Vorgängen, von der Entscheidung, ob Sie Rechnungssoftware verwenden werden, über die Auswahl, wie Sie Ihre Rechnung versenden werden, bis hin zum Versenden von Zahlungserinnerungen und/oder Einrichten von geplanten Zahlungen.
Hier ist eine Übersicht darüber, wie Sie eine Rechnung erstellen und versenden:
- Geben Sie oben an, dass es sich um eine Rechnung handelt
- Hinzufügen einer Rechnungsnummer
- Fügen Sie das Datum hinzu, an dem Sie die Rechnung senden möchten
- Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten hinzu
- Fügen Sie den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten Ihres Kunden hinzu
- Fügen Sie eine kurze Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen hinzu
- Fügen Sie das Datum hinzu, an dem Dienstleistungen erbracht wurden
- Fügen Sie den Gesamtbetrag hinzu (einschließlich Gebühren oder Steuern)
- Zahlungsbedingungen einschließen
- Wählen Sie eine Liefermethode (z. B. E-Mail) und senden Sie Ihre Rechnung an Ihren Kunden.
- Verfolgen Sie Ihre Rechnung, richten Sie Zahlungserinnerungen ein (falls erforderlich) und lassen Sie sich bezahlen
Bitte beachten Sie, dass neben den oben genannten Rechnungsmust-haves Ihr Unternehmen möglicherweise eigene einzigartige Anforderungen hat, sodass Sie Ihre Rechnung anpassen sollten, um sowohl Ihren eigenen als auch den Bedürfnissen Ihres Kunden gerecht zu werden.
Möglichkeiten zum Senden einer Rechnung
Eine weitere Entscheidung, die getroffen werden muss, besteht darin zu bestimmen, wie Sie Ihre Rechnungen versenden möchten. Für einige Unternehmen ist die Antwort auf diese Frage einfach, aber für andere ist sie nicht so leicht. Tatsächlich möchten Sie in einigen Fällen möglicherweise eine Kombination davon verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung eingegangen ist.
Hier sind die drei gängigsten Arten, eine Rechnung zu versenden:
- Post. Wenn Ihr Kunde keine E-Mail oder Online-Rechnungsstellung verwendet, drucken Sie Ihre Rechnung aus und senden Sie sie per Post. Dies ist ein langsamer Prozess, aber das ist etwas, worüber Sie vor Beginn des Projekts nachgedacht haben sollten.
- E-Mail. Dies ist der beliebteste und schnellste Weg, um eine Rechnung zu versenden. Wenn Sie die Rechnung in einem Textverarbeitungsprogramm oder Design-Software erstellt haben, wandeln Sie sie in ein PDF um, um die Sicherheit zu erhöhen. Erwähnen Sie in der Betreffzeile, dass Sie eine Rechnung versenden, und verfassen Sie eine kurze Nachricht im Text.
- Software für die Rechnungsstellung. Es gibt viele Rechnungssoftware wie zum Beispiel PayPal, die Sie verwenden können, um Ihre Rechnung zu erstellen. Der Vorteil der Verwendung von Rechnungssoftware besteht darin, dass es viele Vorlagen zur Auswahl gibt und das Branding sehr einfach ist. Kunden haben einen einfachen Zugang zu Zahlungslinks, was es für sie einfacher macht, Sie zu bezahlen.
Die meisten kleinen Unternehmen werden feststellen, dass Rechnungssoftware die beste Option ist. Es gibt nicht nur kostenlose und einfach zu verwendende Rechnungssoftware-Lösungen, die das Erstellen und Versenden von Rechnungen erleichtern, sondern sie enthalten in der Regel auch andere hilfreiche Funktionen, wie die Möglichkeit, Rechnungen zeitlich zu planen, Zahlungserinnerungen automatisieren und die einfache Annahme von Online-Zahlungen ermöglichen.
Was sollte in eine Rechnung aufgenommen werden?
Obwohl Rechnungen stark variieren können, gibt es eine Reihe von Standard-Elementen, die praktisch jede Rechnung enthalten sollte. Stellen Sie sicher, dass Sie diese inkludieren, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung die richtigen Informationen enthält und Sie darauf vorbereitet sind, bezahlt zu werden.
Hier ist, was jede Rechnung enthalten sollte:
- Rechnungsnummer
- Firmenname und Kontaktinformationen
- Name und Kontaktinformationen des Empfängers
- Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen (detaillierte Liste der Dienstleistungen optional)
- Gesamtpreis (einschließlich etwaiger zusätzlicher Gebühren, falls zutreffend)
- Wichtige Termine (z. B. Datum der erbrachten Dienstleistungen, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum)
- Zahlungsbedingungen
Typischerweise möchten Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Rechnungsvorlage erstellen, mit der Sie in Zukunft problemlos Rechnungen erstellen können. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, lohnt es sich, sich an eines der besten Rechnungssoftwareunternehmen zu wenden, wie zum Beispiel Square Invoices oder Zoho Invoices, die kostenlos sind und es Ihnen ermöglichen, problemlos professionelle Rechnungen zu erstellen, die Sie Ihren Kunden leicht senden können und für Ihre Dienstleistungen online bezahlt werden.
Tipps, um schneller bezahlt zu werden
Natürlich möchten Sie so schnell wie möglich bezahlt werden. Es gibt einige Schritte, die Sie von Anfang an unternehmen können, um schneller bezahlt zu werden:
- Besprechen Sie die Rechnungsstellung, bevor Sie sich zur Bereitstellung des Produkts oder der Dienstleistung verpflichten.
- Immer fragen, ob sie spezifische Informationen auf der Rechnung benötigen oder ob sie eine Vorlage haben, die sie für alle ihre Lieferanten verwenden.
- Fragen Sie, ob sie eine Bestellnummer für den von Ihnen erbrachten Service haben. Wenn sie eine haben, fügen Sie diese der Rechnung bei und verwenden Sie sie auch für erforderliche Nachverfolgungen.
- Wenn Sie Rechnungssoftware verwenden, können Sie eine Schaltfläche “Jetzt bezahlen” hinzufügen und sofort bezahlt werden.<br /> Akzeptieren Sie Zahlungen auf verschiedene Arten (z.B. bar, Scheck, Kreditkarte)
- Richten Sie Zahlungserinnerungen ein, damit Kunden und Klienten per E-Mail benachrichtigt werden, bevor die Zahlung fällig ist.
In den Fällen, in denen Sie die Zahlung bis zum Fälligkeitsdatum nicht erhalten, beginnen Sie damit, eine Nachfolgerechnung zu senden. Es könnte sich lohnen, eine andere Zustellmethode auszuprobieren (z.B. Post vs E-Mail), falls Ihre originale Rechnung nicht erhalten wurde.
Die Zusammenfassung
Eine Diskussion darüber, wie man eine Rechnung versendet, wäre unvollständig, ohne die nächsten Schritte zu besprechen. Das Bezahlt werden ist nicht das Ende aller Dinge.
Nach Erhalt der Zahlung bedanken Sie sich beim Kunden, unabhängig davon, ob es sich um eine einmalige Zahlung oder eine wiederkehrende handelt. Bei wiederkehrenden Zahlungen müssen Sie offensichtlich eine gute Beziehung zum Kunden aufrechterhalten. Aber selbst wenn es sich um eine einmalige Zahlung handelte, sollten Sie beginnen, eine Beziehung aufzubauen, um eine Möglichkeit für die Zukunft zu schaffen.
Je nach Produkt oder Dienstleistung, die Sie bereitgestellt haben, können Sie auch um Feedback oder Testimonials bitten. Dies zeigt dem Kunden auch, dass Sie an einer fortgesetzten Beziehung interessiert sind, und kann maßgeblich dazu beitragen, die Markenbekanntheit und -loyalität aufzubauen.
Häufig gestellte Fragen
Wie schreibe ich eine Rechnungs-E-Mail?
Es gibt drei Teile einer Rechnungs-E-Mail – die Betreffzeile, den E-Mail-Text und die Rechnung selbst. Hängen Sie die Rechnung zuerst an die E-Mail an, damit Sie sie nicht vergessen, bevor Sie auf “Senden” klicken. Erwähnen Sie das Projekt, für das Sie die Rechnung senden, in der Betreffzeile. Halten Sie die Nachricht im E-Mail-Text kurz und höflich.
Was ist die beste kostenlose Rechnungssoftware für kleine Unternehmen?
Die besten kostenlosen Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen sind Zoho Invoices, Square Invoices und PayPal Invoicing. Alle drei bieten die wichtigsten Funktionen, die Unternehmen benötigen, um Rechnungen sowie Kostenvoranschläge einfach zu erstellen, zu senden und zu empfangen.
Was sind einige Vorteile von Abrechnungssoftware?
Die Verwendung von Abrechnungssoftware hilft, einige oder alle potenziellen menschlichen Fehler zu eliminieren, indem mehrere Prozesse automatisiert werden, die normalerweise manuell durchgeführt werden. Dies spart auch Zeit. Automatisierte Abrechnung, Rechnungsstellung und andere Prozesse tragen auch dazu bei, das Projekt- und Kundenmanagement zu verbessern. Ihre Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozesse sind auch effizienter, und Rechnungen werden zeitnah bearbeitet und versendet.
Wie sende ich eine Rechnung an jemanden?
E-Mail ist der am häufigsten verwendete und schnellste Weg, eine Rechnung an jemanden zu senden. Wenn Sie Rechnungssoftware verwenden, um die Rechnung zu erstellen, können Sie den Link direkt von der Plattform aus teilen. Wenn Ihr Kunde keine E-Mail oder Rechnungssoftware verwendet, müssen Sie einen Ausdruck machen und die Rechnung per Post senden.
Ist die Rechnungssoftware sicher?
Wie die meisten Arten von Software bieten die besten Rechnungssoftware-Programme viele Sicherheitsebenen. Bei der Auswahl dieser Art von Software sollten Sie nach Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Dokumentationen, die häufige Sicherheitsupdates und Patches anzeigen, Einbruchserkennung, Überwachung der Benutzeraktivitäten, Datenverschlüsselung und Datenschutz suchen.
